Khi nhận được một email xác nhận phỏng vấn từ một công ty hoặc tổ chức, việc trả lời một cách chuyên nghiệp và lịch sự là rất quan trọng. Thông qua cách trở lời đó mà nhà tuyển dụng có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp và thái độ của bạn đối với vị trí tuyển dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và lịch sự.
Tại sao lại cần học cách trả lời email xác nhận phỏng vấn
Trả lời email xác nhận phỏng vấn một cách đúng đắn không chỉ thể hiện sự tôn trọng và tâm huyết của bạn đối với cơ hội phỏng vấn và vị trí việc làm. Không những vậy nó còn tạo dựng ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, cho thấy bạn là người chuyên nghiệp và có trách nhiệm thông qua những gì bạn thể hiện trong email.
Cách trở lời có thế khiến nhà tuyển dụng thấy được thái độ cầu tiến và sẽ dành sự ưu tiên nào đó đối với bạn, ngoài ra đây còn là cách khởi đầu tốt đẹp cho mối quan hệ hợp tác sau này.
Những lưu ý cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn
Kiểm tra email và hiểu rõ nội dung
Trước tiên, hãy đọc kỹ email xác nhận phỏng vấn mà bạn nhận được bằng cách xem xét các yêu cầu và thông tin cụ thể mà nhà tuyển dụng đã cung cấp, bao gồm thời gian, địa điểm và các yêu cầu khác. Tùy theo cách diễn đạt của nhà tuyển dụng khác nhau mà cách thể hiện ngày giờ khác nhau như bằng tiếng anh, buổi hay 13h,v.v.
Đảm bảo bạn đã hiểu đúng và đầy đủ thông tin trong email xác nhận, đồng thời sắp xếp được lịch trình cho buổi phỏng vấn không bị cập rập và có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng các câu trả lời phỏng vấn sắp tới.
Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn – Trả lời nhanh chóng và lịch sự
Phản hồi nhanh chóng: Khi được yêu cầu trả lời email xác nhận phỏng vấn, bạn hãy trả lời trong thời gian ngắn để cho thấy sự quan tâm và sẵn sàng của bạn. Trả lời trong vòng 24 giờ là thời gian lý tưởng cho cả ứng viên và người phỏng vấn biết bạn có thể tham gia hay không, để tránh ảnh hưởng đến công việc của cả hai.
Lưu ý hãy luôn cập nhập email hoặc kiểm tra thư rác để chắc chắn bạn nhận và phản hồi thư mời phỏng vấn, tránh tình trạng bị bỏ lỡ thời gian xác nhận nhà tuyển dụng yêu cầu và ấn tượng không tốt về bạn.
Chào mừng và cảm ơn: Bắt đầu email của bạn bằng một câu chào mừng và cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã mời bạn tham gia phỏng vấn. Ví dụ: “Kính gửi [tên người liên hệ], Tôi xin chân thành cảm ơn công ty vì đã mời tôi tham gia phỏng vấn vị trí [tên vị trí] tại công ty [tên công ty]. Tôi rất vui mừng và háo hức về cơ hội này.”
Xác nhận sự hiện diện và xác nhận thông tin
Xác nhận sự hiện diện: Đảm bảo nhà tuyển dụng biết rằng bạn sẽ tham gia phỏng vấn bằng cách lặp lại thông tin thời gian, ngày và địa điểm của cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra. Ví dụ: “Tôi xin xác nhận sẽ có mặt tại buổi phỏng vấn vào lúc [thời gian] ngày [ngày] tại [địa điểm].”
Điều này không những giúp bạn nắm rõ được thông tin phỏng vấn mà còn giúp nhà tuyển dụng cũng chắc chắn cho sự hiện diện của bạn.
Xác nhận thông tin: Đảm bảo rằng thông tin cá nhân của bạn đã được xác nhận đúng và hoàn chỉnh. Nếu có bất kỳ thông tin nào cần điều chỉnh hoặc cung cấp thêm, hãy thêm vào email của bạn. Ví dụ: “Tôi xin xác nhận thông tin cá nhân đã cung cấp trong đơn xin việc của tôi, bao gồm [liệt kê thông tin]. Xin hãy thông báo nếu cần bất kỳ thông tin bổ sung nào.”
Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn – Gửi thông điệp tích cực và tâm huyết
Tôn trọng và xác nhận cơ hội: Bày tỏ lòng biết ơn và tôn trọng với nhà tuyển dụng vì đã xem xét đơn xin việc của bạn. Đồng thời, cũng nhấn mạnh rằng bạn rất háo hức và mong muốn có cơ hội tham gia phỏng vấn để thể hiện khả năng và sự tận tụy của mình. Ví dụ: “Tôi rất biết ơn vì công ty đã xem xét tôi cho vị trí tuyển dụng và tôi mong được gặp gỡ và chia sẻ thêm về khả năng và sự tận tụy của mình trong cuộc phỏng vấn.”
Sự chuẩn bị: Đảm bảo nhà tuyển dụng biết rằng bạn đã chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn. Bạn có thể đề cập đến việc tìm hiểu về công ty, nghiên cứu vị trí và chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn. Ví dụ: “Tôi đã tìm hiểu kỹ về công ty và tôi rất ấn tượng với sứ mệnh và giá trị mà công ty mang lại. Tôi đã chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn và hy vọng có cơ hội chia sẻ thêm về ý kiến và kinh nghiệm của mình.”
Sự kết thúc lịch sự: Kết thúc email của bạn bằng lời chúc tốt đẹp và sẵn sàng để trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu bổ sung nào từ nhà tuyển dụng. Ví dụ: “Một lần nữa, tôi xin cảm ơn vì cơ hội này và tôi rất mong chờ cuộc phỏng vấn sắp tới. Xin vui lòng cho biết nếu có bất kỳ thông tin hay yêu cầu bổ sung nào. Chúc một ngày tốt lành.”
Gửi và lưu ý cuối cùng
Kiểm tra lại email: Trước khi gửi email của bạn, hãy đảm bảo kiểm tra lại các lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng để bức thư trông chuyên nghiệp và hoàn chỉnh. Một email chính xác và lịch sự sẽ tạo ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Hãy nhớ trong Email của bạn hãy hạn chế viết tắt nhất có thể, nhất là từ “công ty”.
Lưu email và đặt lịch hẹn: Sau khi gửi email xác nhận phỏng vấn, hãy lưu một bản sao của email trong hộp thư đến hoặc thư mục cần thiết để chắc chắn bạn sẽ không bỏ lỡ buổi phỏng vấn. Thông thường email có kèm thêm các thông tin về công ty và những điều cần chuẩn bị, việc lưu file cũng giúp bạn dễ dàng tham khảo lại thông tin một cách dễ dàng và chính xác.
Mẫu trả lời mail xác nhận phỏng vấn
Kính gửi/ Dear [ Tên công ty/ bộ phận HR ],
Tôi tên là Nguyễn Thị A, tôi xin chân thành cảm ơn vì công ty đã nhân nhắc hồ sơ của tôi cho vị trí [ Tên vị trí ] và mời tôi tham gia vào buổi phỏng vấn cùng công ty.
Tôi viết Email này để phản hồi thư mời phỏng vấn cho vị trí trên rằng tôi có thể tham gia buổi phỏng vấn [ trực tiếp/ online ] cùng công ty vào lúc [ giờ ], [ngày/tháng/năm] tại [địa điểm]. Tôi rất vui và mong chờ cho buổi phỏng vấn để thảo luận thêm về vị trí công việc, cơ hội hợp tác và gặp gỡ với đội ngũ tuyển dụng của [tên công ty].
Tôi sẽ chuẩn bị kỹ càng và sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quá trình phỏng vấn hoặc yêu cầu bổ sung (nếu có) theo yêu cầu của bạn.
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn công ty vì đã cho tôi cơ hội để thể hiện khả năng của mình và mong rằng buổi phỏng vấn sẽ mang lại một cuộc trao đổi tích cực và xây dựng.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp và lịch sự là một bước quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm. Bằng cách thể hiện sự tôn trọng và sự chuẩn bị, bạn sẽ tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng và gia tăng cơ hội thành công trong cuộc phỏng vấn. Chúc bạn may mắn!
