Phần mềm quản lý công việc

Trong môi trường công việc hiện đại, việc quản lý công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, hiệu quả và tổ chức. Để đáp ứng nhu cầu này, các công cụ hữu ích ra đời và ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp và tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc, tại sao cần sử dụng, lợi ích khi sử dụng và các phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay.

1. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ giúp cho việc quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn. Nó được thiết kế để giúp cho người sử dụng quản lý các tác vụ, lịch trình, dự án và tiến độ công việc. Đồng thời, giúp cho người sử dụng có thể quản lý và điều hành các tác vụ, theo dõi tiến độ công việc và phân công công việc cho các thành viên trong đội nhóm.

2. Những tính năng cơ bản cần có của một phần mềm quản lý công việc

Quản lý công việc là gì? Như thế nào là quản lý công việc tốt. Những tính năng sau đây sẽ giúp việc quản lý công việc trở nẻn dễ dàng hơn

Tính năng lập kế hoạch công việc, giao việc và điều phối công việc

Một phần mềm quản lý công việc tốt, hiện đại cần đảm bảo tính thuận tiện cho nhà quản lý lên kế hoạch công việc, giao việc và điều phối công việc nhanh chóng.

Ngày nay với công nghệ Cloud, người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi trên điện thoại di động, tablet, PC.

Tính năng quản lý 

Tính năng thứ 2 cần có của phần mềm quản lý công việc hiệu quả hiện đại nằm ở khả năng quản lý đa chiều: Quản lý công việc – Quản lý nguồn lực & Quản lý hiệu suất.

Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc trên Gmail, Excel, Zalo, Drive… Nhà quản lý có thể theo dõi tập trung công việc của các phòng ban, cá nhân nhân viên trên hệ thống phần mềm duy nhất.

Tính năng báo cáo, đo lường

Giúp nhà quản lý nắm được báo cáo tổng quan, chi tiết về tiến độ, trạng thái… của tất cả các công việc trong doanh nghiệp trên nhiều giao diện.

Giúp nhà quản lý cân bằng điểm mạnh, điểm yếu của các nhân sự để lên kế hoạch bồi dưỡng và phân bổ nguồn lực giải quyết công việc hiệu quả. 

Tính năng tương tác

Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong công việc, giao tiếp giữa nhà quản lý với nhân viên hoặc nhân viên với nhân viên để hiểu rõ các luồng thông tin liên quan đến công việc nhằm giải quyết công việc một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.

3. Tại sao cần dùng phần mềm quản lý công việc?

Việc quản lý công việc theo cách truyền thống bằng cách sử dụng bảng tính hay các công cụ khác đã trở nên lỗi thời và không đáp ứng được nhu cầu hiện nay. Dưới đây là những lý do tại sao chúng ta cần sử dụng phần mềm hữu ích này:

  • Tăng hiệu quả làm việc: Phần mềm cho phép người sử dụng quản lý các tác vụ một cách tổ chức và hiệu quả hơn, từ đó giúp tăng năng suất làm việc.
  • Tiết kiệm thời gian: Phần mềm giúp cho người sử dụng tiết kiệm thời gian trong việc quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
  • Phân công công việc dễ dàng: Phần mềm giúp cho người sử dụng có thể phân công công việc cho các thành viên trong đội nhóm một cách dễ dàng và hiệu quả.
  • Tăng tính chuyên nghiệp: Sử dụng phần mềm giúp cho công việc trở nên chuyên nghiệp hơn, góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

4. Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý công việc

Sử dụng phần mềm quản lý công việc đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tổ chức. Sau đây là một số lợi ích khi sử dụng phần mềm này:

  • Tăng năng suất làm việc: Phần mềm giúp cho người sử dụng quản lý công việc một cách tổ chức và hiệu quả hơn, từ đó giúp tăng năng suất làm việc.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm quản lý công việc giúp cho người sử dụng tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể trong việc quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
  • Phân công công việc hiệu quả: Phần mềm giúp cho người sử dụng có thể phân công công việc cho các thành viên trong đội nhóm một cách dễ dàng và hiệu quả hơn, giúp tăng tính đồng đội và cải thiện hiệu suất làm việc.
  • Theo dõi tiến độ công việc: Phần mềm giúp cho người sử dụng có thể theo dõi tiến độ công việc một cách chi tiết và hiệu quả hơn, giúp tránh việc trì hoãn dự án và đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thành đúng hạn.
  • Tăng tính chuyên nghiệp: Sử dụng phần mềm giúp cho công việc trở nên chuyên nghiệp hơn, góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

5. Những phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý công việc khác nhau được phát triển và sử dụng trong các doanh nghiệp và tổ chức. Dưới đây là một số phần mềm phổ biến hiện nay:

5.1. Trello

Trello quản lý công việc miễn phíđơn giản nhưng rất hiệu quả. Trello giúp cho người sử dụng có thể quản lý các thẻ, danh sách và bảng trong một giao diện trực quan và dễ sử dụng.

Một số tính năng Trello:

  • Tạo công việc kèm hạn hoàn thành, phân chia công việc theo vị trí, tình trạng công việc
  • Chia sẻ tài liệu
  • Bình luận, đóng góp ý kiến
  • Phần mềm quản lý deadline thông báo nhắc nhở
  • Và nhiều tiện ích khác

5.2. Asana

Phần mềm quản lý công việc Asana được  sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức lớn. Asana giúp cho người sử dụng có thể quản lý theo dõi các dự án, tác vụ và tiến độ công việc một cách tổ chức và hiệu quả.

Một số tính năng của Asana:

  • Tạo dự án kèm các công việc cá nhân/nhóm
  • Chia công việc và phân công cho thành viên nhóm
  • Thiết lập hạn hoàn thành của mỗi công việc
  • Bày tỏ cảm xúc cho nhiệm vụ công việc
  • Thiết lập công việc cần được phê duyệt
  • Tạo các mẫu dự án

5.3. Monday.com

Là một phần mềm có tính năng đa dạng và linh hoạt. Monday.com cho phép người sử dụng quản lý các dự án, tác vụ và tiến độ công việc, giúp tăng tính đồng đội và hiệu suất làm việc.

5.4. Jira

Là một phần mềm được sử dụng rộng rãi trong các dự án phần mềm. Jira giúp cho người sử dụng có thể quản lý các tác vụ lỗi và yêu cầu một cách tổ chức và hiệu quả.

Những phần mềm quản lý khác cũng rất được ưa chuộng: quản lý công việc bằng Excel trên office, phần mềm quản lý công việc Base Wework, quản lý công việc trên MacBook trên Things for Mac

6. Kết luận

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ quan trọng để giúp các doanh nghiệp và tổ chức quản lý công việc một cách tổ chức hiệu quả hơn. Việc sử dụng phần mềm này giúp tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, phân công công việc hiệu quả, theo dõi tiến độ công việc và tăng tính chuyên nghiệp.

Trên đây là những phân tích của Hr.com.vn về phần mềm quản lý công việc, hy vọng bạn sẽ có những thông tin hữu ích thông qua bài viết này.